RGPD y Destrucción de Documentos: La Guía Completa para Empresas

Toda empresa que maneja datos personales —clientes, empleados, proveedores— está obligada por el reglamento protección de datos (RGPD) a garantizar la destrucción segura de documentos cuando ya no son necesarios. En este artículo le explicamos todo lo que necesita saber sobre la destrucción de documentación certificada y el cumplimiento de la normativa.

¿Qué obliga el RGPD sobre la destrucción de documentos?

El reglamento protección de datos RGPD (Reglamento UE 2016/679) establece el principio de "limitación del plazo de conservación": los datos personales no pueden conservarse más tiempo del necesario. Una vez cumplido ese plazo, la destrucción de datos debe realizarse de forma que sea imposible reconstruirlos.

En España, la LOPDGDD (Ley Orgánica 3/2018) complementa el RGPD con obligaciones específicas. La destrucción de información confidencial debe quedar documentada a través de un certificado de destrucción de documentos con validez legal.

¿Qué documentos deben destruirse de forma certificada?

• Destrucción de documentos confidenciales: contratos, expedientes, historiales médicos
• Destrucción de papelería de RRHH: nóminas, contratos laborales, datos bancarios
• Destrucción de discos duros y soportes con datos personales
• Destrucción de documentos oficiales: notariales, judiciales, administrativos
• Recogida de papel confidencial de clientes, pacientes o empleados
• Destrucción de material informático: servidores, USB, cintas de backup

¿Qué es el Certificado de Destrucción de Documentos?

El certificado destrucción de documentos es el documento que acredita que la destrucción confidencial de documentación se realizó correctamente. Incluye la fecha, el volumen destruido, el método empleado y la identificación del gestor. Es la prueba definitiva ante la AEPD en caso de auditoría.

Nuestra empresa de destrucción de documentos emite el certificado de destrucción oficial para cada servicio, tanto para la destrucción de papel como para la destrucción de soportes digitales.

¿Cómo elegir una empresa de destrucción de documentos?

A la hora de contratar un servicio de destrucción confidencial en Barcelona, verifique siempre que la empresa:

• Emite certificado de destrucción oficial válido ante la AEPD
• Utiliza maquinaria certificada DIN 66399 (nivel P-4 mínimo, P-5 recomendado)
• Garantiza cadena de custodia documentada con GPS y albarán numerado
• Ofrece recogida a domicilio en Barcelona con contenedores herméticamente sellados